En la historia contemporánea, términos que aparentemente se habían “archivado”, reaparecieron y se innovaron de manera sorprendente. Es la Revolución Científica y Tecnológica la cuna de este fenómeno. Documento, archivo, archivología, archivística, archivonomía, documentos de archivo, documento digital, archivo digital son algunos de los conceptos que en la actualidad debemos reconocer.
Documento
Es todo objeto, sistema o proceso que puede transferir información. Entendiendo que la información, propiedad de toda la materia, es la transmisión de datos de un sistema a otro o viceversa.
En consecuencia, podríamos identificar objetos, sistemas o procesos naturales, técnicos y sociales. Ejemplo: naturales, como las piedras, el agua, el fuego; técnicos, como los muebles, los alimentos, las máquinas y sociales, como la familia, los partidos políticos y los individuos.
Entre todos los documentos generales existentes, es muy importante identificar el documento escrito. Es decir, el elaborado para fines de información por medio de texto.
Así he definido este concepto en mi artículo: Documento en general y el documento escrito
Archivo
Los documentos, en particular los documentos escritos, como todos los objetos materiales se conservan en el tiempo y en el espacio. Es la Ley de conservación de la materia materializada en los objetos poseedores de información y particularmente de información escrita.
Así surge la técnica de archivar documentos. Es un invento que evoluciona con la evolución y desarrollo de los soportes informativos. Así que, históricamente, podemos identificar archivos de documentos, por ejemplo, en papiro, en papel y en soportes informáticos cibernéticos o telemáticos.
Así que archivo, proveniente de archīvum es conjunto de documentos, ordenados sistemáticamente con el fin de conservar la información contenida en ellos.
Funciones del archivo
¿Cuáles son las funciones del archivo? La primera función es evidente: conservar la información contenida en los documentos, preservando el soporte, es decir, el documento. La segunda función es permitir la recuperación de la información contenida en el documento.
Para el cumplimiento de estas funciones existen variadas técnicas que abarcan tanto el cuidado del documento, como su clasificación e indización, almacenamiento y uso.
Esto da origen a la archivonomía como técnica de manejo de archivos. Asimismo, hoy se habla de la Archivología o Archivística como ciencia, cuyo objeto de investigación la constituyen los archivos.
La Archivística
La Archivología o Archivística es una ciencia integrada a la Documentalística. Podría decirse que proviene de ella, dado que la Documentalística, como ciencia, estudia el documento en su origen, desarrollo, clasificación y utilización. Así que un Archivólogo tendría su fundamentación teórica en la documentalística.
La Archivística, prefiero este término, tiene aplicaciones y usos en diferentes actividades como son las relacionadas con las denominadas Ciencias de la Información, la biblioteconomía, la administración y todas las ingenierías, por no decir, que es una técnica integrada a todas las actividades profesionales de la contemporaneidad.
Archivo digital
Con el desarrollo de las Ciencias de la Información, tal es el caso de la Informática, la Cibernética y la telemática el concepto de archivo digital es de uso obligatorio.
Como concepto informático el archivo digital se entiende como un conjunto de bits, almacenados en un determinado dispositivo.
La identificación del archivo se da por un nombre y por la descripción de la carpeta que lo contiene.
Se habla de formato digital y eso hace referencia a todo archivo, carpeta o documento generado por medios informáticos, cibernéticos o computacionales formado por dígitos binarios, 1 ó 0.
Así los tipos de archivos de uso más común son los de texto como txt, doc, docx y otros.
También los de imagen como el jpg, gif, bmp, png y otros.
